• 28.12. 2022 09:12
• Plánovanie objednávok Pravidelné objednávky

Pravidelné servisy. Ako fungujú? Ako ich nastaviť? Ako ich spravovať?

Čo sú to pravidelné servisy?

Zoznam pravidelných servisov nie sú servisy, ktoré sú naplánované. Nemajú určený presný dátum. Nemajú zvolené, ktorý technik ich bude vykonávať. Zákazníci o nich nevedia.

Zoznam pravidelných servisov je „zásobník práce“, ktorý viete využiť, keď nemáte vyťažených technikov.

Príklad: Klientovi Jozef Horváth Ste nainštalovali zariadenie 1.júna 2021. Toto zariadenie by malo prejsť revíziou každé 2 roky (24 mesiacov). 1. júna 2023 sa Vám toto zariadenie vo FOXii pripomenie v sekcii Pravidelné servisy červenou farbou, nakoľko revízia už mala byť vykonaná. Avšak leto je pre vás najsilnejšie obdobie a Vaši technici sú úplne vyťažení. FOXii samo od seba klienta o potrebnej revízii neinformuje. Preto môžete klienta osloviť až v septembri, keď sa množstvo práce technikov zníži.

 

Ako pravidelné servisy nastavím?

A) Pre všetky typy zariadení hromadne

Pravidelnosť servisu vo FOXii  nemusíte nastaviť každému nainštalovanému zariadeniu zvlášť. Aby FOXii šetrilo váš čas, pravidelnosť môžete nastaviť pre rovnaký model zariadenia od toho istého výrobcu iba raz. 

Interval, v akom má byť servis pripomenutý, nastavujete teda na úrovni Typu zariadenia (Typ zariadenia = Klimatizácia Samsung AR35).

Tento pravidelný interval nastavíte v sekcii Nastavenia --> Typy zariadení -->  Pridať typ zariadenia

To, kedy FOXii na pravidelný servis upozorní, teda závisí od pravidelného servisného intervalu a dátumu inštalácie konkrétneho zariadenia u zákazníka. 

B) Pre každé zariadenie zvlášť

Vo FOXii pribudla novinka, ktorá rozširuje možnosti Pravidelných servisov.

Doteraz bolo možné nastaviť pravidelný interval pripomínania iba na úrovni typu zariadenia. Po novom už môžete nastaviť pravidelný interval aj pre jednotlivé zariadenie u Vašich zákazníkov.

Vo FOXii používame typ zariadenia. Aby sme vysvetlili, aký je rozdiel medzi typom zariadenia a konkrétnym zariadením priradeným zákazníkovi, používame tento príklad:

 

Príklad:

Kategória = Klimatizácie

Výrobca = Samsung

Typ zariadenia = Wind-Free Comfort (3,5 kW) AR12

Zariadenie = Klimatizácia Wind-Free Comfort (3,5 kW) AR12 priradená zákazníkovi Jozefovi Novákovi. Táto klimatizácia má výrobné číslo 82746GH994jk a je inštalovaná 17.6.2019.

 

Typu zariadenia Wind-Free Comfort (3,5 kW) AR12 viete nastaviť pravidelný interval 12 mesiacov. Tento pravidelný interval sa prejaví u všetkých zákazníkov, ktorí majú pridelené toto zariadenie. Avšak Jozef Novák Vás požiada, aby ste robili kontrolu nie jedenkrát ročne ale jedenkrát za dva roky. Ponovom si môžete otvoriť zariadenie Klimatizácia Wind-Free Comfort (3,5 kW) AR12 s výrobným číslom 82746GH994jk u pána Jozefa Nováka a pravidelný interval zmeniť z 12 na 24 mesiacov. Zmena sa prejaví iba u tohoto zákazníka.

 

Čo sa stane potom, keď pravidelný servis nastavím?

Keď vyplníte interval pravidelnosti v Type zariadenia, pripomienky na servis sa vám budú automaticky generovať do sekcie Pravidelné objednávky. Vznikne „zásobník práce“.

Niektoré servisy v sekcii Pravidelné objednávky sú farebne odlíšené. Toto zafarbenie vytvára foxii automaticky. Rozdľuje tak servisy, ktoré už mali byť vykonané a ktoré majú byť vykonané v najbližšej dobe.

Červená farba = Pravidelný servis zariadenia už mal byť vykonaný

Oranžová farba = Pravidelný servis zariadenia má byť vykonaný za menej ako 1 mesiac.

Zelená farba = Pravidelný servis zariadenia má byť vykonaný o 1–2 mesiace (o viac ako 1 mesiac a menej ako o 2 mesiace).

 

Ako urobiť z pravidelného servisu skutočnú zákazku?

1.krok: Informovať zákazníka

Servisy zo sekcie Pravidelné objednávky je ešte potrebné doplánovať. Kontaktovať zákazníka môžete priamo z foxii.

Nad tabuľkou nájdete tlačítko ODOMKNÚŤ SMS. Po stlačení sa sivé ikonky obálky, telefónu a mobilu prefarbia na modro.

Ikonka telefónneho sluchátka umožňuje automatické vytáčanie klienta priamo z foxii. Je možné ju využiť na mobilných zariadeniach.

Ikonka obálky umožňuje odosielanie e-mailov. Po stlačení tejto ikonky sa klientovi odošle e-mail. Po odoslaní emailu sa ikonka zmení z modrej na zelenú, aby ste mali prehľad, ktorým klientom ste už e-mail odosielali. To však nebráni opätovnému odosielaniu e-mailov. Koľkokrát kliknete na ikonku, toľkokrát sa e-mail odošle.

Znenie e-mailu môžete upraviť v sekcii Nastavenia --> Všeobecné --> Email --> Email - pravidelné objednávky

Ikonka mobilu umožňuje odosielanie SMS. Po stlačení tejto ikonky sa klientovi odošle SMS. Po odoslaní SMS sa ikonka zmení z modrej na zelenú, aby ste mali prehľad, ktorým klientom ste už SMS odosielali. To však nebráni opätovnému odosielaniu SMS. Koľkokrát kliknete na ikonku, toľkokrát sa SMS odošle.

Znenie SMS môžete upraviť v sekcii Nastavenia --> Všeobecné --> SMS --> SMS pri pravidelných objednávkach

 

2.krok: Nastavenie vo foxii

Po tom, ako vám zákazník odsúhlasil servisnú zákazku, ju vytvoríte priamo zo sekcie Pravidelné objednávky. Kliknete na oranžové pole v stĺpci zákazník a objednávku štandardne vytvoríte.

Pozor! Aby ste pripomenutia na pravidelný servis zachovali, je potrebné pravidelný servis vytvoriť zo sekcie Pravidelné objednávky. Ak vytvoríte pravidelný servis cez tlačítko Pridať v ľavom menu, servis sa Vám o ďalšie 2 roky nepripomenie.

 

Ako zrušiť pravidelný servis u konkrétneho zákazníka?

Foxii umožňuje servisný interval pozastaviť, nie úplne zrušiť. Vďaka tomu je možné v budúcnosti pravidelný servis opäť obnoviť.

1.krok: V Pravidelné objednávky kliknite na červenú ikonku hodín.

2.krok: Zvoľte Pozastaviť pravidelný servis a stlačte tlačidlo Potvrdiť.

Rovnako je možné pravidelný servis pozastaviť aj v rozhraní konkrétneho zariadenia.

1.krok: Kliknite na zákazníkovo zariadenie, na ktorom chcete pravidelný interval zrušiť.

2.krok: Kliknite na červenú ikonku hodín.

3.krok: Zvoľte Pozastaviť pravidelný servis a stlačte tlačidlo Potvrdiť.

 

Ako obnoviť pravidelný servis u konkrétneho zákazníka?

Pravidelný servis môžete obnoviť v rozhraní konkrétneho zariadenia.

1.krok: Kliknite na zákazníkovo zariadenie, na ktorom chcete pravidelný interval obnoviť.

2.krok: Kliknite na červenú ikonku hodín.

3.krok: Zvoľte Obnoviť pravidelný servis a stlačte tlačidlo Potvrdiť.

 

Ako posunúť pravidelný servis u konkrétneho zákazníka?

Foxii umožňuje posunúť dátum servisného intervalu.

1.krok: V Pravidelné objednávky kliknite na červenú ikonku hodín.

2.krok: Vyberte možnosť Zrušiť tento servis a upozorniť znova.

3.krok: Vyberte dátum, kedy chcete, aby sa servis pripomenul a stlačte tlačidlo Potvrdiť.

 

V prípade, že tento článok nezodpovedal všetky vaše otázky, budeme radi, ak sa nás opýtate. Všetky potrebné kontakty nájdete v sekcii KONTAKT.